Ein Brief mit sieben Siegeln – So formatierst du E-Mails richtig

Korrekte Grußformeln von E-Mails

Höfliche Anrede

Wie sich die Zeiten geändert haben, so haben auch Grußformeln einen Wandel durchlaufen. Die Anrede in E-Mails ist in bestimmten Kontexten weniger formal geworden und wird immer individueller. Gerade vor dem Hintergrund der Informationsflut will man aus der Masse herausstechen. Trotzdem sollte die Individualität nicht zulasten der korrekten Formatierung gehen, auch bei E-Mails gibt es sprachliche No-Gos.

Ein “Sehr geehrte Damen und Herren” ist hier wenig kreativ, aber dennoch in geschäftlichen E-Mails oder Bewerbungs-E-Mails, die das Anschreiben ersetzen, als Höflichkeitsformel notwendig. Um diesen E-Mails eine persönliche Note zu geben, sollte der Name des Ansprechpartners (sofern bekannt) auf jeden Fall genannt werden: “Sehr geehrte Frau Müller”.

Etwas weniger förmlich wäre “Guten Tag Herr Schmidt”. Ist die Person vertrauter, ist auch ein “Liebe*r” oder gar “Hallo Frau Schneider” erlaubt.

Schlussformeln von E-Mails

Die Grußformel am Ende der E-Mail ist noch variantenreicher als die Begrüßung. Die klassische Schlussformel ist “Mit freundlichen Grüßen”. Nicht ganz so förmlich, aber dennoch distanziert sind “Beste Grüße”. Wenn man vermehrt in Kontakt steht, sind “Viele Grüße” angebracht. “Herzliche Grüße” sendet man tendenziell eher bereits bekannten Empfängern, “Liebe Grüße” allerdings ausschließlich Freunden oder sehr vertrauten Personen.

Um den Gruß am Ende der E-Mail weiter zu personalisieren, bietet es sich an, die Stadt des Empfängers oder der eigenen mit aufzunehmen: “Beste Grüße nach Köln” oder “Viele Grüß aus Berlin”.

No-Gos: Abkürzungen und Deppenleerzeichen

Schlussformeln abzukürzen wirkt eilig und nicht besonders wertschätzend. Vor allem für Business E-Mails sollte – im Gegensatz zu einer SMS – Zeit genug sein, die Grußformel auszuschreiben.

Auch sollten E-Mails auf die liebevoll genannten Deppenleerzeichen überprüft werden, die sich gern einschleichen.

Groß- und Kleinschreibung in E-Mails

Während Grußformeln den meisten noch geläufig sind, ist die Groß- und Kleinschreibung in E-Mails ein heikles Thema. In Briefen wie auch in E-Mails wird nach der Anrede klein weitergeschrieben:

Sehr geehrter Herr Fischer,
in Bezug auf Ihr Schreiben vom 14. Juni [...].

Eine Ausnahme bildet selbstverständlich die höfliche Anrede:

Sehr geehrte Frau Wagner,
Sie haben sich in Ihrer letzten Nachricht nach dem aktuellen Stand des Projektes erkundigt. [...]

Die richtige Kommasetzung in E-Mails

Häufigste Fehlerquelle jedoch ist die Kommasetzung in E-Mails. Hier gilt: Die Anrede wird immer mit einem Komma versehen.

Die Schlussformel wird oft ebenfalls mit einem Komma versehen. Doch dies ist entgegen aller Erwartungen falsch – hier folgt lediglich ein Zeilenumbruch und der Name.

Mit den besten Grüßen
Jutta Meyer

Dies legt sogar eine DIN-Norm fest, die besagt, dass die Grußformel in einer freistehenden Zeile formatiert wird. Freistehende Zeilen oder einzelne Wörter, die inhaltlich unabhängig sind, werden nicht mit einem Komma versehen.

E-Mail-Absätze: Das Sandwich-Prinzip

Prinzipiell gilt: Die einzelnen Absätze einer E-Mail sollten durch Zeilenumbrüche optisch voneinander getrennt werden. Dies verschafft einen besseren Überblick. Anders als bei einem Textprogramm kann hier keine Umbruchkorrektur vorgenommen werden, da diese vom jeweiligen E-Mail-Programm abhängt. Werden Zeilen jedoch mit der Enter-Taste getrennt, kann man sich sicher sein, dass diese auch beim Empfänger als Zeilenumbruch angezeigt wird.

Inhaltlich ist der Aufbau von E-Mails zwar nicht festgelegt, doch es gibt ein Prinzip, das sich in vielen Kontexten bewährt. Man kann sich die Formatierung von E-Mails wie ein Sandwich aus zwei Brotscheiben und drei Belägen vorstellen:

Die Anrede ist "das Brot" des Sandwiches, das niemals weggelassen werden darf.

1. Als nächstes folgt eine Bezugnahme oder ein Dank. Dies wird nicht von allen so gehandhabt, ist aber eine Geste der Höflichkeit und sorgt für einen “geschmeidigen” Einstieg – sozusagen die Soße des Sandwiches, die den darauffolgenden Inhalt leichter verdaulich macht.
2. In der Mitte folgt der eigentliche Inhalt, die Forderung, die Frage – also das “Fleisch” bzw. Der Belag des Sandwiches.
3. Bevor die Schlussformel die E-Mail beendet, ist es ratsam, erneut eine Geste der Höflichkeit einzusetzen. Dies kann eine Animation zur Antwort sein: “Über eine Rückmeldung würde ich mich sehr freuen” oder “Ich freue mich von Ihnen zu hören” sind gängige Formulierungen. Sofern der Mittelteil keine klare Frage enthält, kann hier noch mal verdeutlicht werden, dass ein Feedback erwartet wird: “Was halten Sie davon?”. Denkbar ist auch ein Ausblick: “Wir freuen uns auf die Zusammenarbeit” oder “Wir sehen uns bei der nächsten Konferenz”. Auch dies ist eher optional, jedoch “gesund” für die Beziehung – um in der Sandwich-Metapher zu bleiben: die “Salatbeilage”.

Die Grußformel am Ende der E-Mail ist schließlich das zweite Brot, das zusammen mit der Anrede alles zusammenhält.